влезте входящи документи на проби и правила за
Правилното и систематично регистриране позволява счетоводство, поръчки и по-нататъшна обработка на входяща и изходяща кореспонденция. Това списание - задължителен елемент на управлението на всяка фирма или организация.
Това става бързо и безплатно!
Основните правила на регистрация кореспонденция
Изтеглете лог проба документи.
Задължителната регистрация на всички входящи и изходящи бизнес документи
Има много видове входящи и изходящи документи :. писмо, телеграма, обяснителни и бележки, заповеди, директиви, протоколи, приложения, удостоверения и др Въпреки това, сред масива, има видове кореспонденция, които не подлежат на задължителна регистрация (не са свързани с търговската страна на операциите организация).
своевременност фиксиране
Регистрация писма се случва точно в деня на пристигането си в секретариата или офиса на организацията. Задължително е да посочи деня, месеца и годината на пристигането на пощата. Това позволява не само да се поддържа ред със съобщения, но също така и за в бъдеще да има информация за давността на документа.
регистрация Един път
Уникалността на регистрационния номер на документа за
Всеки документ се определя със собствен регистрационен номер, под който продължава да следи всички действия с него. Дневникът също така ви позволява да се прави разлика кореспонденция по реда на важност: ако писмото е важна, тя е дадена специална марка, с която той може веднага да се види в списанието не само секретар, но също така и на ръководителя на предприятието.
Видове трупи
Регистрация на документи под формата на дневник с хартиен носител (списание) - доказан и надежден метод за провеждане на документ. Въпреки това, той е подходящ за по-малки организации с броя на постъпващите документи повече от няколкостотин годишно. Когато става дума за голямо предприятие, с помощта на хартиен отчет ще създаде затруднения при търсенето на документи до големия им брой. В този случай, удобен е-списание.
Електронен вестник ви позволява да организирате и съхранявате голям обем постъпващата информация.
Автоматизирана система за регистрация улавя двете писмени и електронни документи, изпратени до името на институцията. За регистрация на документи, използвани Word и Excel приложения, компютърни файлове с XLS, док, DOCX. С списанието може да намерите, сортиране информация, използването на различни филтри. Достъп до списанието и могат да представляват всички служители на компанията, или няколко специално обучени хора.
В очевидните предимства на електронния метод за регистриране, има възможност за изкривяване на информацията за документа поради възможни дефекти в оборудването. Можете също така не може да се изключи неоторизиран достъп до чувствителна информация. В тази връзка, използването на списание на хартия е по-надежден и ви позволява да съхранявате документи с висока стойност. Освен това, не всички компании разполагат с достатъчно ресурси за изпълнение на системи за управление на документи, електронни.
Основни правила за пълнене и съхранение
На външен вид, регистър на входящи и изходящи документи е преносим компютър или на хартия формат А4 формат книга, направена на хартиен носител. За по-добро съхранение на документите в попълването се препоръчва да се използват химикалки синьо и черно.
В деня на приемането в организацията на списанието е регистрирано чрез присвояване на уникален номер. Заглавната страница показва името на организацията, определена от датата на откриване и последващо затваряне на списанието. Списанието тогава изброени (номерирани последователно и всяка година започва отново, докато записването продължава в същия вестник).
На следващите страници се поставя на съответните лица. отговорен за извършване на документи (име, длъжност, работа и период подпис). Регистрация на документи започва на списание страница "4".
Списанието не е документ на строга отчетност. Той се пази в регистрите за 5 години, които не са зашити и номерирани.
В предприятието централизирани и децентрализирани видове документи за регистрация. В първия случай - един единствен общ дневник се използва в рамките на предприятието или организацията. Вторият вид е типичен за голямо предприятие (няколко хиляди души): дневник на входящи и изходящи документи на разположение във всяка единица, и се съхранява в главата на съответния отдел секретар.
Тъй като няма модел на това списание, че всяка организация има право да изберат формата на пълнеж му, определяне на броя и имената на колоните в нея. Класическата форма се счита за индикация за уникален номер, датата на преминаването му, както и кратко описание. Тези параметри вече дават възможност да активирате кореспонденция за документиране на управление. Наличието на останалата част на графиката зависи от спецификата на Вашата организация.
Регистрационен номер се състои от няколко цифри и букви (а, посочен в документа).
За дата на получаване. ден, месец и година на влизането или напускането на даден документ.
Тип на документа е функционален аксесоар.
Изпълнител - служител делегирана за разрешаване на въпросите, посочени в документа.
Допълнителни колони, могат да бъдат:
- броят на документи листове;
- метод на доставка;
- приложения;
- бележки;
- отбележи върху изпълнението;
- разделителна способност.
Ако имате още въпроси Научете как да се реши точно ти е проблема - Обадете се сега:
Това става бързо и безплатно!