Входящите и изходящите документи се регистрират правилно

Входящите и изходящите документи: регистриране КОРЕКТНО

Със сигурност всички сме изправени пред ситуация, когато се сетите, че писмо (информация, за съобщение или друг документ) на е дошъл, и да намерят не може, или трябва да бъде в искането да се позова на документ, който е бил изпратен по-рано, но не мога да направя това, защото те не знаят или точната дата на заминаване, няма други индикации, които му позволяват да бъдат идентифицирани. Това може да се случи, ако вашата организация не е установена система за регистриране и отчитане на входящи и изходящи документи. За да научите как да се изгради система, ще каже днес.

Обикновено организацията разработи списък с документи, които не подлежат на регистрация. Такъв списък може да бъде отделен документ (в този случай, тя трябва да бъде одобрена от ръководителя на фирмата) и приложението на офис инструкции. На практика, това включва:

- информационни материали, изпратени под формата на копия за разглеждане;

- поздравителни писма и телеграми;

Цялата входяща поща (пликове, пакети, документи, без пликове и т.н.) трябва да приемат на работника или служителя, който познава структурата на компанията. От това понякога зависи от бързо решение по определен въпрос.

Документи, получени от фирмата на хартия, са основно лечение, предварителен преглед, регистрация, преглед и насоки доставени изпълнители.

Обърнете внимание! Входящите документи се регистрират веднъж - в деня на пристигането им.

Такава марка се поставя в долния десен ъгъл на лицевата страна на документа. Ако документът съдържа няколко листа, само сложи отпечатък върху първата страница. Ако пликът не се отвори (например, ако тя е отбелязана като "лични"), знак, поставен на плика в долния десен ъгъл.

Марката на документа за получаване в организацията трябва да съдържа:

- Следващата сериен номер;

В някои случаи, когато документът е спешно или много важно, фиксирани часа и минутата на получаване на жалбата на дружеството.

Марката може да бъде поставена на ръка:

Или с помощта на гумен печат:

│ "__" ___________________ 20__ на │

Не забравяйте, че това е само примерен формуляр - Можете да добавяте, променяте или изтривате специфични колони, като например добавяне на колона "отпечатък върху изпълнението на" да контролира изпълнението на документа. Информация за художника може да бъде взето от резолюцията на главата на входящ документ.

След въвеждане в списанието на документа и лагер за регистрация марка е изпратен в дестинация, съответстваща изпълнители.

Накратко описва начина на работа с входящи документи. Те са подредени в зависимост от това дали искате задължително преразглеждане от директор или те могат да бъдат изпращани директно към съответните структурни звена. Ако част от документа е посочен чрез структурна единица или определен служител, документът се изпраща директно към тях.

Забележка. При изпращане на документ от една структурна единица на друга компания не е пререгистрирано.

В момента доста често писмата идват чрез електронна поща. Как да ги да се регистрирам?

Оригиналите на входящите електронни документи трябва да бъдат изпратени с придружително писмо до файла.

Ако е необходимо, документи, получени по електронна поща могат да бъдат отпечатани на хартия.

Създаден в организацията на документите, които трябва да се регистрират в деня на сключването им или одобрение. При регистриране на документ, трябва да зададете номер и дата:

- подписване (за документи, които не са предмет на одобрение);

- одобрение (за документи, които да бъдат одобрени);

- среща или решение (за протоколи);

- събития (за атаки).

На първата страница на документа да бъде изпратен, регистрационният номер е залепен, състоящ се от сериен номер на документа, които могат да бъдат допълнени по преценка на организацията на показателния случай под номенклатурата на случаи, информация за кореспондентски, художници и др. Ето един пример.

03 - броят на структурното звено (персонала), 05 - номера на делото, по номенклатурата на делата, 61 - сериен номер.

Ако отделите са съкратени име, регистрационен номер на изходящия документ може да изглежда така:

│ Ex. N К-05/61 или така │ │ Ex. N 61k │

K - Човешки ресурси, 05 - номер на делото по номенклатурата на делата, 61 - сериен номер.

Имайте предвид, че за всяка група от документи е отделна регистрация в рамките на календарната година. Възниква въпросът: каква е тази група? Документи, които има еднакъв външен вид и да се регистрирате едно място са включени в откриваема група. Например, заповеди и директиви - са две различни видове документи, така че те са регистрирани на едно място, но в различни списания.

Оказва се, че индексацията на заповеди, наредби, протоколи и др. Н. е произведена за всеки вид поотделно. За такива документи се посочва само сериен номер през годината, като заповедта N 4, акт N 12, N протокол 3. Ако искате да изпратите тези документи "външния свят" за тях и подготвени да бъде изпратена за регистрация и изпращане мотивационно писмо.

Информация за регистрация и изходящи документи регистрираме, но за изходящи документи. Ето и приблизителната форма на списанието.

Регистрираните изходящи документи трябва да бъдат изпратени по пощата или други средства за комуникация.

Документите могат да бъдат открити с помощта на специален софтуер, който е инсталиран на персонален компютър. С тази информация регистрационен документ се въвеждат в електронната регистрация и контрол на карта, която се съхранява в базата данни. С оглед на различните програми на картата и нейното съдържание, може да варира с много софтуерни продукти позволяват на разработчиците да добавят повече информация или промяна на външния вид на картата за регистрация.

Имайте предвид, че голямата част от програмите ви позволява да отпечатвате електронен регистрационен формуляр на хартиен носител. Разбира се, никой не предлага да се откаже от цялата хартия от референтни трупи, но ние вярваме, че в настоящия момент автоматизирана форма документи за регистрация по-удобен и ефективен.

За да обобщим, бих казала, че всички правила във връзка с регистрацията на документи, входящи, изходящи или създадени в рамките на организацията, най-добре е да се консолидират местния нормативен акт - за офис инструкции. Ако не го направите, в определени ситуации, работниците могат да направят сами, тъй като те харесва, което не винаги е приемливо.

Подписано печат

Процент и Сподели

Нови теми във форума

Изберете бюлетина, в която искате или не искате да бъде подписан.

Добави в сайт